Google Docs es una suite ofimática online, a la que accedemos a través del navegador y con la que podemos crear y gestionar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo o formularios. También podemos subir a ella archivos creados con otras aplicaciones como Microsoft Office u Open Office para trabajar con ellos.
Como ya os dije en la presentación de esta serie, no os voy a contar aquí como manejar la aplicación, porque el artículo sería demasiado largo, y haciendo una búsqueda encontraréis muchas guías sobre su uso, como, por ejemplo, la propia ayuda de Google. Prefiero centrarme en aquellas características o trucos que pueden ser más útiles para un escritor:
1. Al estar online, podemos acceder a los archivos y a la aplicación desde cualquier sitio y con cualquier ordenador con conexión a internet sin necesidad de instalar nada. Tendremos además la seguridad de estar trabajando con la versión más actual de dichos ficheros, cosa que no siempre ocurre con las copias locales cuando trabajamos desde distintos ordenadores.
2. Los archivos y carpetas se pueden compartir con otros usuarios de Google, lo cual es muy útil para trabajos colaborativos, o para mostrar a posibles clientes o editores nuestros textos.
3. Resulta un entorno de trabajo muy limpio, ya que no tiene los cientos de opciones de las que suelen disponer las suites ofimáticas habituales, por lo que se reducen tanto las distracciones como las complicaciones a la hora de realizar una tarea. Para hacer el editor de textos aún más libre de distracciones, podemos ocultar los controles en el menú Ver, para trabajar a pantalla completa, especialmente si pulsamos F11 (en PC) para ocultar también las barras del navegador.
4. Los archivos pueden organizarse en carpetas para mantener el orden en todo momento aunque tengamos muchos ficheros.
5. Los documentos de texto se pueden guardar como HTML, documento de Open Office, Word, PDF, RTF y Texto.
6. Existe un plug-in, Offisync, que permite abrir documentos de Google Docs directamente en Microsoft Office, editarlos y volverlos a guardar online. No se trata de que sincronice una copia local y la copia en la nube, o que descargue el archivo de Google Docs, sino que los abre directamente de allí, permitiendo además aprovechar las características colaborativas. Para OpenOffice existe una extensión que hace lo mismo: OpenOffice.org2GoogleDocs.
7. Se puede usar para guardar copias de seguridad de nuestros textos sin miedo a perder el pendrive o el CD, o a que se estropee el disco duro externo en los que habitualmente las guardemos.
8. Si queremos trabajar con los archivos sin estar conectados a la red, tenemos la opción Sin conexión que descargará los archivos en local.
9. Se puede usar Google Analytics para saber el número de veces que han visto nuestros archivos publicados. Para activarlo, debemos entrar en la pestaña Edición del menú Configuración.
10. Guarda automáticamente las versiones anteriores de los documentos. Esto puede ser útil si necesitamos volver sobre nuestros pasos, siempre que mantegamos un cierto orden para no equivocarnos de archivo.
11. Un defecto del tratamiento de textos es que no pone número de página. Esto se puede arreglar, al menos en los PDFs, editando el código HTML del archivo. Para ello debemos hacer clic en Editar HTML, dentro del menú Editar. Si queremos que el número de página aparezca en el encabezado, debemos copiar lo siguiente:
<div style=”text-align: right;” class=”google_header”>Página <span class=”google_pagenumber”>1</span> de <span class=”google_pagecount”>1</span></div>Si preferimos que aparezca en el pie de página, pondremos al final del código lo siguiente:
<div style=”text-align: right;” class=”google_footer” id=”google_footer”>Página <span class=”google_pagenumber”>1</span> de <span class=”google_pagecount”>1</span></div>12. También podemos guardar en Google Docs los mensajes y archivos adjuntos que acompañan a los correos que recibamos en Gmail. Para saber cómo, tendréis que leer la siguiente entrega de la serie Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores.
Para no perderos ninguna entrega os recomiendo que os suscribáis a mis Feed mediante RSS o email, o me sigáis en Twitter o en Facebook.
Y vosotros, ¿qué trucos usáis para sacar el máximo partido a Google Docs?
20 enero 2010 a las 8:38
Información Bitacoras.com…
Valora en Bitacoras.com: Google Docs es una suite ofimática online, a la que accedemos a través del navegador y con la que podemos crear y gestionar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo o formularios. También podemos subir a ella arc…..
20 enero 2010 a las 12:12
La verdad es que es un señor invento, lo he usado unas pocas veces pero sobretodo para trabajos conjuntos.
De momento la herramienta que menos utilidad veo a Google es el Wave.
.-= Lo último en el blog de Elwen: Feliz CumpleBlog Cloe =-.
20 enero 2010 a las 12:19
Sí, yo también me hice la cuenta en wave, entré, eché un vistazo y no la volví a tocar. Esperemos que poco a poco vayan apareciendo utilidades.
Un saludo y gracias por tu comentario.
20 enero 2010 a las 14:23
Y las carpetas no son en realidad carpetas, sino etiquetas, de manera que podemos asignar varias a un solo documento (o archivo). Las etiquetas son potentísimas a la hora de organizar, sobre todo si tenemos muchos documentos.
Excelente post
Estoy esperando los 9 restantes.
20 enero 2010 a las 14:30
Por cierto, tengo pensamiento desde hace algún tiempo de publicar un pequeño tutorial sobre Google Docs en mi blog.
Y me gusta especialmente la ventaja número 3. Cuánto tiempo se puede perder en MS Word en escoger las tres opciones que se usan habitualmente de entre la miríada de botones y pestañas que solo entorpecen…
.-= Lo último en el blog de Pedro Pinto: A partir de hoy, Red y Libertad =-.
20 enero 2010 a las 15:27
Estaré atenta para cuando publiques el tutorial, por ejemplo lo de asignar varias carpetas a un mismo documento no lo conocía, nunca se me había ocurrido hacerlo
Y respecto a la ventaja 3, imagínate con todas las opciones de word, cuando, buscando la inspiración, empiezas a trastear, con el tipo de letra, el color de la misma, del fondo, etc. Se convierte en un auténtico agujero negro por el que se va el tiempo.
Un saludo y gracias por tu comentario.
20 enero 2010 a las 14:45
Social comments and analytics for this post…
This post was mentioned on Twitter by _Orientar_: Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores: Google Docs (1 de 10) por @tintaalsol http://icio.us/xwqeid...
3 febrero 2010 a las 8:34
[...] Seguimos con la serie Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores, que comenzamos hace dos semanas con Google Docs. [...]
14 abril 2010 a las 8:36
[...] preferimos guardar los artículos que nos interesen en PDF en nuestro ordenador o incluso en Google Docs, podemos proceder del mismo modo que con Evernote introduciendo estos [...]
25 febrero 2011 a las 19:37
Gracias por lo del tutorial, estaré al pendiente cuando lo publiques.