Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores: GMail (2 de 10)

Seguimos con la serie Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores, que comenzamos hace dos semanas con Google Docs.

Hoy os hablaré de otra aplicación de gran utilidad, GMail.

La principal ventaja que tiene GMail es que se puede centralizar la recepción y envío de diversas cuentas, aunque no sean de GMail, y así separar la gestión de los correos de trabajo de los personales (no queda muy bien enviar un manuscrito a un editor desde la cuenta [email protected]_).

A esto hay que añadir que, al tratarse de una aplicación online, como casi todos los servicios Google, podemos acceder a ella desde cualquier ordenador o teléfono con conexión a internet, siempre con la versión más actualizada, y sin riesgo de perder los correos, cosa que no pasa con las aplicaciones de escritorio tipo Thunderbird o Microsoft Outlook. Además, si no tenemos conexión, también podemos acceder a los correos ya recibidos y redactar nuevos mails que se enviarán cuando nos conectemos. Para ello tenemos que configurar las opciones en la pestaña Sin conexión dentro de Configuración.

Las características y trucos de GMail que pueden resultar más útiles a un escritor son:

1. Lo primero que se debe hacer al usar GMail es activar la configuración de máxima seguridad HTTPS, que es un protocolo que garantiza la comunicación encriptada y autentificada. De este modo protegeremos nuestro correo si usamos una conexión no segura, como una red sin encriptar o una red inalámbrica pública.

Para habilitar esta opción debemos entrar en Configuración, después en la pestaña General seleccionamos en Conexión del Navegador la opción Usar siempre https, y pulsamos el botón Guardar cambios.

2. Reconoce los nombres de usuario tanto con puntos como sin ellos. Por ejemplo, a mí me llegaran los mensajes tanto si pones [email protected] como si pones [email protected] Esto puede ser útil si usas un nombre de usuario que pueda inducir a error.

3. Añadiendo al nombre de usario +XXX todos los mensajes van también a la misma cuenta. Es decir, a [email protected] llegarían también mensajes enviados a [email protected] o [email protected], por lo que te será más fácil crear un filtro para etiquetarlos y archivarlos automáticamente.

4. Se puede crear un documento de Google Docs desde GMail, entrando en GMail Labs y habilitando la opción Crear un documento. De este modo podremos convertir cualquier conversación de mail en un documento de Google Docs. Además transforma automáticamente en un documento aparte cualquier adjunto del mail que sea compatible con Google Docs (documento de texto, hoja de cálculo o presentación).

5. Habilitando en Labs la opción Vistas Previas de Google Docs en correo electrónico, además de poder visualizar los adjuntos como HTML, nos aparecerá en cada correo con un adjunto compatible con Google Docs, la opción de Abrir como documento de Google.

6. Usa las etiquetas para archivar los mails. Funcionan como las carpetas de las aplicaciones de escritorio, con la ventaja de que a un mismo correo se le pueden aplicar varias etiquetas sin necesidad de duplicarlo. Puedes asignar las etiquetas y archivar el mail a mano, o crear un filtro para que los correos que se ajusten a las características indicadas (dirección de envío o recepción, texto del asunto o del mesaje, etc.) se archiven automáticamente.

A las etiquetas además se les puede asignar un color para localizar los mensajes más fácilmente.

Con esto podemos organizar los correos por proyectos, o por tipo (cartas a editores, sus respuestas, envíos a concursos, comunicación con otros escritores…)

7. Podemos convertir cualquier correo en una tarea de Google Task. De este modo evitaremos despistes.

8. Para centralizar tareas, tenemos la opción de incluir widgets de Google Docs, Google Task y Google Calendar en las columnas laterales de GMail. Estos gadgets los puedes encontrar dentro de Labs.

9. GMail puede servir para tomar notas rápidas, guardándolas como borradores. Además hace guardados automáticos cada pocos segundos. Posteriormente podemos organizar dichas ideas mediante las etiquetas.

10. Se puede utilizar GMail para guardar copias de seguridad de archivos, ya que tiene una gran capacidad de almacenaje, que además aumenta cada poco tiempo.

Existen una extensión para Firefox llamada GSpace, que hace que GMail aparezca como una unidad de disco online y todo lo que subes a ella se convierte automáticamente en adjunto de un mensaje que podemos archivar a mano o mediante un filtro. El inconveniente que tiene es que, para que funcione, hay que deshabilitar la configuración de máxima seguridad HTTPS.

11. Dentro de Labs puedes habilitar un Detector de archivos adjuntos olvidados. Te indica si has olvidado incluir archivos adjuntos cuando lo mencionas en el mensaje de correo. Es muy útil cuando quieres hacer envío masivo de manuscritos, pero personalizando la carta de presentación (que, por cierto, es el modo correcto de hacerlo), y temes olvidar adjuntar el archivo en algún mensaje. Da impresión de poco interés tener que enviar un segundo mail con una disculpa.

12. Podemos utilizar el traductor Google para traducir los mensajes, habilitando esa opción en Labs.

En las próximas semanas os seguiré hablando de otros trucos para sacarle el máximo partido a las aplicaciones de Google desde el punto de vista de los escritores. Para no perderos ninguna entrega os recomiendo que os suscribáis a mis Feed mediante RSS o email, o me sigáis en Twitter o en Facebook.

Y ahora os toca a vosotros, animaos a compartir con nosotros vuestros usos de GMail.

¿Quieres aprender más?

3 comentarios en “Las 10 mejores aplicaciones Google para escritores: GMail (2 de 10)

  1. Pingback: Bitacoras.com
  2. Hola Yolanda:

    Estupendo, me he pasado unas horitas optimizando la configuración de mi Gmail siguiendo tu guía. Tenía pendiente sobre todo lo de los filtros, por fin me he decidido, ah, qué tranquilidad 🙂

    Saludos.

    1. Me alegro de que te haya servido de ayuda.

      Los filtros son fundamentales para llevar un cierto orden, porque si no la bandeja de entrada se satura enseguida y nosotros con ella 🙂

      Un saludo y gracias por tu comentario.

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